Digital post för gode män – så fungerar det i praktiken

Digital post via Kivra, Billo, Min Myndighetspost med flera blir allt vanligare. Därför behöver du som god man snabbt skapa en tydlig rutin för hur du hanterar din huvudmans digitala post. Annars riskerar du att missa viktig information.

Vad är en digital brevlåda – och varför är det viktigt?

Till en digital brevlåda kan exempelvis myndigheter, kommuner och företag skicka post. I stället för pappersbrev får huvudmannen alltså sin post digitalt.

Det innebär i praktiken att många viktiga handlingar, som beslut, fakturor och deklarationer, enbart kommer via någon av de digitala brevlådorna som Kivra, Billo eller Min Myndighetspost. Därför behöver du tidigt säkerställa att du har tillgång till din huvudmans digitala brevlåda – annars kan viktig post gå förlorad.

Hur får jag tillgång till min huvudmans digitala post?

För att få tillgång behöver du och din huvudman genomföra processen tillsammans.

Om din huvudman exempelvis har Kivra så loggar huvudmannen in i sitt Kivra med sitt eget BankID. Därefter skapar ni en delning eller fullmakt där du läggs till. På så sätt får du tillgång till posten. Det är viktigt att förstå att du som god man inte kan göra detta på egen hand. I stället kräver Kivra att huvudmannen själv godkänner delningen.

Vanliga problem med digitala brevlådor för gode män

Trots att systemet är enkelt uppstår ofta praktiska problem. Till exempel saknar vissa huvudmän BankID. I sådana fall kan du inte skapa någon delning alls.

Dessutom händer det att huvudmannen inte förstår vad delningen innebär. Då blir det svårt att genomföra processen på ett korrekt sätt.

Samtidigt finns en annan risk: ingen kontrollerar Kivra regelbundet. Då kan fakturor eller myndighetsbeslut bli liggande utan åtgärd.

Så arbetar du tryggt med Kivra

För att undvika problem behöver du arbeta strukturerat från början.

För det första bör du ta upp Kivra direkt när uppdraget startar. På så sätt säkerställer du att du inte missar viktig post.

För det andra behöver du skapa tydliga rutiner. Till exempel kan du kontrollera Kivra vid samma tillfälle som du går igenom ekonomin.

Dessutom bör du dokumentera hur delningen har gjorts. Då kan du enkelt visa hur du fått tillgång till posten om någon frågar.

Viktigt att tänka på juridiskt

Som god man arbetar du alltid tillsammans med din huvudman. Därför behöver du säkerställa att huvudmannen förstår vad som sker och samtycker till delningen.

Samtidigt får du inte ta över beslut som ligger utanför ditt uppdrag. I stället ska du stödja och hjälpa huvudmannen.

Därför är det viktigt att du är tydlig, transparent och noggrann i allt du gör.

Sammanfattning

Digitala brev har blivit en självklar del av många människors vardag. Därför utgör den också en viktig del av uppdraget som god man.

Om du arbetar strukturerat, samarbetar med din huvudman och följer upp posten regelbundet minskar du risken för problem. På så sätt kan du säkerställa att ingen viktig information missas.

Kivra guide

Gå till vår guide för hur du lägger till din huvudman i din Kivra.